شايد بتوان گفت پس از آشنايي انسان با خط و استفاده از آن در رفع نيازهاي اجتماعي و اقتصادي‌اش، نوشته به عنوان يکي از دلايل اثبات ادعا يا دفاع در مقابل ادعاي مطروحه نقش مهمي را دادرسي‌هاي مدني «حقوقي» ايفا مي‌کند.
از نظر حقوقي، سند، نوشته‌اي است که در مقام دعوا قابل استناد باشد و به زبان ساده‌تر، سند، نوشته‌اي است که هم شخص خواهان و هم شخص خوانده براي اثبات ادعاي خود در محکمه استفاده مي‌کنند.
سند به دو قسم تقسيم مي‌شود:1- سند رسمي 2- سند عادي. مقصود از سند رسمي آن است که توسط ماموران رسمي و در حدود صلاحيت آنان و مطابق قانون تنظيم شوند؛ مانند اسنادي که توسط ماموران اداره ثبت اسناد و املاک تنظيم مي‌شود، يا توسط دفاتر اسناد رسمي.
مامور رسمي کسي است که از سوي دولت به انجام کاري مامور شده است. دقت کنيد که لازم نيست حتما بين مامور و دولت رابطه استخدامي برقرار شده باشد؛ مانند دفاتر اسناد رسمي، زيرا سردفتر کارمند دولت نيست، گرچه سردفتري شغلي غيردولتي محسوب مي‌شود ولي از آنجايي که سردفتر از سوي دولت مامور به تنظيم معاملات است، سردفتر مامور رسمي به حساب مي‌آيد.
اما مقصود از صلاحيت، آن است که مامور داراي قابليت قانوني براي تنظيم سند باشد. براي مثال سردفتر اسناد رسمي به طور اصولي صلاحيت تنظيم معاملات را دارد ولي اصولا صلاحيت تنظيم و صدور گواهي فوت را ندارد. همان‌طور که کارمند اداره ثبت احوال اصولا صلاحيت صدور گواهي طلاق و يا ازدواج را ندارد. از طرفي ممکن است که مامور اصولا صلاحيت انجام کاري را داشته باشد ولي از نظر محلي صلاحيت نداشته باشد. براي مثال مامور اداره ثبت اسناد و املاک شهرستان ورامين که وظيفه نقشه‌برداري و يا تحديد حدود املاک ورامين به او واگذار شده، از لحاظ محلي صلاحيت نقشه‌برداري يا تحديد حدود از اراضي شهرستان کازرون را ندارد.
مزاياي طلايي اسناد رسمي را بشناسيد
 از سند رسمي به عنوان دليل موثر در دعاوي ياد كرديم. اما چه وي‍ژگي‌هايي در اين سند وجود دارد كه آن را تبديل به يك سند برّان مي‌كند؟ اگر بخواهيم مزايا و حدود اعتبار اسناد رسمي را احصا کنيم، مي‌توانيم آنها را اين‌گونه دسته‌بندي كنيم:
1- اسناد رسمي درباره طرفين تنظيم‌کننده و جانشين قانون آنها مانند ورثه آنان معتبر است.
2- تاريخ تنظيم سند رسمي نه تنها نسبت به طرفين معامله بلکه نسبت به ساير اشخاص نيز اعتبار دارد. پس اگر آقايان «الف» و «ب» با سند رسمي، اتومبيلي را معامله کنند و سپس «الف» با سند عادي به تاريخ قبل يا بعد از آن با ديگري همان اتومبيل را معامله کند، تاريخ سند رسمي نسبت به اين شخص ثالث نيز معتبر است و نمي‌تواند فقط به استناد سند عادي، اتومبيل را از مالکيت آقاي «ب» خارج کند.
3- در مقابل سند رسمي انکار و ترديد قابل توجه نيست و فقط مي‌توان نسبت به آن ادعاي جعل کرد، زيرا اصل بر صحت و اصالت اسناد رسمي است. براي مثال اگر «الف» به استناد سند رسمي از آقاي «ب» مطالبه وجه کند، آقاي «ب» نمي‌تواند بگويد که من چنين سندي را امضا نکردم و منتسب به من نيست ، بلکه فقط مي‌تواند ادعاي جعل کند که در اين حالت مسلما بار اثبات اين ادعا نيز با اوست و اگر نتواند جعليت سند رسمي را به اثبات برساند، اصل بر اصالت سند رسمي است و به پرداخت وجه مندرج در سند محکوم خواهد شد؛ مگر اينکه ثابت کند که سند به جهتي از جهات قانوني از اعتبار افتاده است، براي مثال وجه آن را پرداخته است.
منطقي فکر کنيد
 چرا براي قراردادهايتان سند رسمي تنظيم نمي‌کنيد؟ اگر دليلش اين است که به طرف معامله اعتماد داريد، بگذاريد روشنتان کنم؛ راهروهاي دادگستري پر از برادران، پدرها و مادرها و زن و شوهرهايي است که با هم درگير شده‌اند و کارشان به دادگاه کشيده شده است. بنابراين اعتماد کنيد، اما ساده‌انديش نباشيد.
اگر نگران هزينه‌هاي ثبت رسمي هستيد، به شما اطمينان مي‌دهيم هزينه‌هاي تنظيم يک سند به صورت رسمي، بسيار کمتر از هزينه‌هايي است که در صورت بروز اختلاف بايد بپردازيد. از اينکه سند رسمي به شما آرامش خيال مي‌دهد بگذريم، که ارزشش بيشتر از هر چيزي در دنياست؛ به عبارت ديگر شما هزينه آرامش و خيال راحت خود را مي‌دهيد. اگر حوصله نداريد درگير پروسه تنظيم سند رسمي شويد و به خاطر تنبلي راه ساده‌تر را انتخاب مي‌کنيد، پس بايد خودتان را براي درگير شدن در يک پرونده حقوقي يا کيفري براي مدت‌هاي طولاني آماده کنيد.
اگر براي اين سند رسمي تنظيم نمي‌کنيد که راه و روش آن را بلد نيستيد، اصلا کار سختي نيست کافي است به نزديکترين دفترخانه برويد، آنجا شما را راهنمايي خواهند کرد، اگر حضوري نمي‌رويد، تماس بگيريد و تلفني با سردفتر يا دفتريار مشورت کنيد.
يادتان باشد بدانيد که دعوايي كه در آن يكي از طرفين براي اثبات ادعاي خود سند رسمي داشته باشد، دعواي دشواري نخواهد بود چرا كه سند رسمي يكي از مهم ترين اسنادي است كه مي‌تواند از سوي طرفين دعوا مورد استفاده قرار گيرد.
حساب حريف را يکسره کنيد
 تعداد دلايل و مدارکي که هر يک از اصحاب دعوا مي‌توانند در دادرسي استفاده کنند، متعدد است، اما در ميان اين دلايل، برخي از آنها تاثير بيشتري دارند. با وجود اينكه در تمامي دعاوي مطروحه در دادگستري، طرفين براي اثبات ادعاي خود اسناد و مدارکي را به دادگاه ارايه مي‌دهند، اما در اين بين آن کسي پيروز است که اسناد او قوت و اعتبار بيشتري داشته باشد و براي قاضي ايجاد علم کند. بنابراين يکي از اصلي‌ترين راه‌هاي پيشگيري از ايجاد اختلاف و يا اثبات حق در محکمه در صورت بروز اختلاف، تهيه اسناد و مدارک معتبر است. اسناد رسمي از آن جهت که ضوابط قانوني هنگام تنظيم آنها رعايت مي‌شود، بيش از اسناد عادي مورد حمايت قانونگذار قرار دارند.
پس يکي از مهم‌ترين نکات حقوقي که بايد به آن دقت کافي و وافي داشته باشيد، روي آوردن به سوي تنظيم اسناد رسمي به جاي اسناد عادي است.
به اسناد عادي چندان دل نبنديد
 بايد بدانيد که در مقابل سند رسمي، سند عادي قرار دارد که مصاديق و نمونه‌هاي آن در اطراف ما بسيار است كافيست سري به اسناد و مدارك موجودمان بزنيم، اجاره‌نامه‌هايي كه در بنگاه املاك تنظيم مي‌شود يك مصداق بارز اين اسناد است. در خصوص اعتبار و ارزش اسناد عادي در دادرسي‌ها بايد گفت که در جريان دادرسي و استنباط قضايي و کشف واقع و تشخيص حق از باطل تفاوتي بين سند رسمي و عادي وجود ندارد. سند عادي در صورتي که اصالت و انتساب آن به صادر‌کننده مسلم باشد، تفاوتي با سند رسمي ندارد و فقط در زمان «درخواست تامين خواسته»، تفاوت سند رسمي و سند عادي آشکار مي‌شود. چنانچه ضرورت تامين خواسته از نظر قضايي احراز شود، سند رسمي که بدهي يا موضوع تعهد طرف مقابل به صورت منجز در آن قيد شده باشد، بدون توديع خسارت احتمالي و يا اثبات در معرض تضييع و تفريط بودن خواسته، مورد پذيرش دادگاه قرار خواهد گرفت. تفاوت اساسي سند رسمي با سند عادي در تاريخ آنهاست که تاريخ سند رسمي حتي بر عليه اشخاص ثالث نيز واجد اعتبار است. در صورتي که اعتبار تاريخ سند عادي محدود به تنظيم‌کنندگان آن و ورثه آنها و يا کسي است که به نفع او وصيت شده است.
اصالت سند عادي را بايد اثبات کنيد
 اصولا اثبات اصالت سند عادي با کسي است که به آن استناد مي‌کند و طرف مقابل به صرف انكار كردن، مسئوليتي براي اثبات اصالت سند عادي ندارد. فرض کنيم «الف» به موجب يک سند عادي از آقاي «ب» مطالبه مبلغي مي‌کند «ب» مي‌تواند با اظهار اين مطلب که چنين سندي را امضا نکرده از خود سلب مسئوليت کند و در اين حالت آقاي «الف» است که بايد صحت و اصالت سند عادي را به اثبات برساند.
در دو حال اسناد عادي اعتبار اسناد رسمي را پيدا مي‌کنند: حالت اول، شخصي که سند عادي عليه او اقامه شده است، صدور آن را از جانب خودش تاييد کند و حالت دوم در دادگاه ثابت شود که سند عادي که مورد انکار قرار گرفته، از سوي شخص منکر پيشتر به امضا و مهر رسيده است.
چک و سفته اسناد عادي اما معتبر
 اسناد را به دو دسته رسمي و عادي تقسيم كرديم و مزاياي هر كدام را نام برديم. اما در ادامه به بررسي برخي اسناد مي‌پردازيم كه وي‍ژگي‌هايي از هر دو شكل اسناد را در خود دارند. در بين اين‌ها چك در حکم سند لازم الاجراست. چک و سفته از جمله اسناد عادي هستند. زيرا تنظيم آنها توسط اشخاصي صورت مي‌گيرد که مامور رسمي نيستند و صرف چاپي بودن يک نوشته يا تايپ آن در سربرگ‌هاي آرم‌دار مانند آنچه که توسط بنگاه‌ها، آژانس‌هاي املاک يا فروش اتومبيل صورت مي‌گيرد، موجب رسمي شدن يک سند نمي‌شود.
البته بايد توجه داشت که چک و سفته چنانچه با رعايت مقررات قانوني تنظيم شوند، داراي مزايايي هستند که ساير اسناد عادي از آن برخوردار نيستند. براي مثال دارنده چک مي‌تواند براي مطالبه وجه چک به جاي آن که به دادگاه مراجعه کند، با رجوع به اداره ثبت اسناد و املاک، همانند اسناد رسمي از مزاياي آن بهره‌مند شود و بدون حکم دادگاه آن را به اجرا بگذارد، ولي با اين همه ماهيت چک تغيير نمي‌کند و يک سند عادي به شمار مي‌آيد. با عنايت به آنچه بيان شد، يکي از مطمئن‌ترين طرق براي ايجاد آرامش بين تعاملات افراد و جلوگيري از ايجاد تنش‌هاي معمول، تنظيم اسناد رسمي است. پاره‌اي اوقات عده‌اي به دلايل مختلف از جمله پرداخت هزينه تنظيم سند رسمي، به امضاي اسناد عادي اکتفا مي‌کنند که همين مسئله خسارات جبران‌ناپذيري به شخص او و جامعه وارد مي کند.